Современный менеджмент предусматривает использование концепции процессного управления, которая считает, что деятельность любого предприятия направлена на обеспечение эффективной работы бизнес-процессов и предоставляет соответствующие программные инструменты для их оптимизации. Этот подход также называют BPM — Business Process Management. В данной статье мы расскажем о преимуществах, которые этот подход может принести бизнесу и о том, каким образом он реализуется на конкретных примерах.

Процессный подход к управлению был создан в 80-е годы ХХ века, когда предприятиям требовалось привлечение и удержание покупателей. При этом было необходимо изменить бизнес-модели компаний в сторону клиентоориентированности, в центре которой должен был стоять покупатель и его интересы.

В процессном подходе вся работа компании представлена как комплекс бизнес-процессов, каждый из которых должен увеличивать ценность производимого продукта для потребителя. Но на предприятиях, где отсутствует BPM-подход, зачастую царит полный хаос, когда процессы не видны, руководство не может на 100% контролировать работу сотрудников, качество продукта нестабильно, жалобы клиентов не обрабатываются вовремя, компания теряет прибыль.

BPM-концепция способствует созданию четких и понятных инструкций внутри организации, но при этом предоставляет возможность быстро реагировать на изменения задач. В процессном управлении бизнесом, сотрудники взаимодействуют напрямую друг с другом, не ожидая директивы от руководства, а за каждый процесс полностью отвечает один человек, хотя в исполнении участвуют многие.

Цели процессного подхода к управлению заключаются в налаживании горизонтальных взаимодействий и уменьшении количество вертикальных связей, четком определении зон ответственности, а также устранении конфликта между подразделениями. Эти частные цели сводятся к одной общей – сделать бизнес эффективнее.

Преимущества процессного подхода включают в себя снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, их соответствие стандартам качества, наведение порядка в бизнес-процессах, достижение полного понимания всего, что происходит на предприятии, слаженное взаимодействие подразделений, отсутствие необходимости привлекать руководство для решения текущих задач, гибкость управления и упрощенный анализ.

BPM-процессы имеют несколько ключевых характеристик, таких как горизонтальная организация, однозначная ответственность за процессы, регламентация всех процессов и использование информационных систем. Каждая из этих характеристик является необходимой для обеспечения эффективности процессного подхода к управлению.

Переформулированный текст:

Термин "вход" относится к любому объекту, который нуждается в изменениях в результате процесса. В качестве такого объекта могут выступать различные элементы, такие как документы, данные, финансы, материалы. Важно понимать, что объект не обязательно является материальным. Например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.

После завершения процесса появляется результат. Это может быть как материальный объект, так и абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). Интересный факт заключается в том, что выход одного процесса может явиться одновременно входом для другого.

Переработка ресурсов

Для осуществления процесса, который преобразует входные данные в результат, понадобятся несколько необходимых ресурсов. Среди них можно выделить сотрудников, необходимое оборудование, финансы, документацию, программное обеспечение и многое другое. Однако материальные ресурсы могут быть израсходованы в процессе, но не могут измениться.

Эффективность - ключевой показатель

Для принятия правильных управленческих решений критически важно анализировать показатели эффективности. Такие характеристики, как время, затраченное на выполнение задач, объем произведенной продукции, процент брака и уровень удовлетворенности клиентов, помогают оценить результаты производственных процессов. Аккуратный анализ этих данных может дать представление о том, каким образом можно улучшить процессы и повысить эффективность работы.

Регламент – это схема или маршрут, а также совокупность правил, которые регулируют процесс. Он является необходимым условием для обеспечения точности и высокого качества работы, а также для соблюдения сроков исполнения.

Владелец - главный ответственный за процессы, в ходе которых участвуют многие люди, однако именно он несет ответственность за конечный результат. Этот человек обладает полным контролем над всеми ресурсами, необходимыми для достижения целей.

Статья "Поставщики и потребители: Важное звено в процессном подходе к управлению организацией"

Одно из важнейших звеньев процессного подхода к управлению организацией - это соответствующее взаимодействие поставщиков и потребителей. Поставщики являются тем звеном, которое гарантирует поступление необходимых элементов на вход процесса, а потребители - звеном, использующим результаты работы на выходе. Если где-то пропадет какое-то звено, то процесс не сможет запуститься или не будет востребован.

Поэтому процессный подход к управлению организацией заключается не только в выделении и описании бизнес-процессов, но и в том, чтобы обеспечить их автоматизацию и бесперебойное функционирование. Это возможно благодаря системе, которая специально разработана для этих целей. Речь идет о BPM-системах, которые являются специализированным программным обеспечением для управления взаимодействиями на предприятии.

Важно понимать, что BPM-системы - это не обычные ERP (системы планирования ресурсов предприятия). Они предназначены для реализации процессного подхода к управлению и обеспечивают поддержку процессных операций на всех уровнях компании. Они также позволяют автоматизировать рабочие процессы и повысить эффективность управления организацией в целом.

Таким образом, процессный подход к управлению организацией - это структурированный подход к управлению бизнес-процессами, который позволяет улучшить координацию работы команды, повысить эффективность бизнес-процессов и упростить управление, а внедрение BPM-систем является одним из ключевых инструментов для достижения успеха в этой области.

Представьте, что вы используете классические IT-решения для бизнеса, которые не всегда справляются со всеми задачами, не связанными с документами. В таких случаях могут пригодиться BPM-системы. Их главное преимущество заключается в том, что они воспроизводят все последовательности действия на программном уровне, что исключает любые отклонения от заданного алгоритма. Однако, в отличие от ERP, BPM-системы охватывают все аспекты деятельности предприятия и позволяют пользователю легко создавать схемы, ведущие его по заданному маршруту.

Примером того, как работает BPM-система, может служить процесс входного контроля сырья. Вся информация о процессе контроля сырья передается в различные отделы информационной системы. Кроме того, задачи, которые необходимо выполнить на каждом этапе процесса, присваиваются соответствующим сотрудникам, и после их выполнения задача сразу переходит на следующий этап.

Контроль за процессом осуществляется в едином информационном пространстве, что значительно упрощает взаимодействие и убирает лишние действия. Кроме того, скорость и точность процессов в BPM несравнимы с классическими IT-решениями, что повышает эффективность бизнеса. Благодаря специальным инструментам и возможности создавать визуальные карты маршрутов процессов, BPM-системы значительно упрощают контроль исполнения и избавляют сотрудников от лишней работы.

Фото: freepik.com