Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Важное значение для успешного бизнеса имеет правильная организация закупок, независимо от масштаба компании. Если мы говорим о небольшом предприятии, которое может заниматься закупками внутри со своими помощниками, то с увеличением бизнеса количество времени и ресурсов также увеличивается. В этом случае автоматизация закупок является наилучшим решением. На примере данной статьи рассмотрим, что такое автоматизация закупок, а также как она может быть выгодной для бизнеса.

Повышение эффективности работы предприятия – это одна из главных целей автоматизации закупок. Для этого применяют специальные программы, позволяющие оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять план, формировать документацию и согласовывать сроки поставок. Помимо этого, автоматизированная система закупок помогает руководству фирмы анализировать продажи и контролировать выполнение плановых заданий. Программа автоматизированных закупок может быть рассмотрена как ценный сотрудник, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплату и работает в десятки раз быстрее отдела.

Автоматизированная организация закупок позволяет на 15-16% сократить затраты и на 20-30% ускорить закупочный процесс. Кроме того, она помогает контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, что приводит к увеличению объемов закупок и созданию конкуренции между поставщиками. В конечном итоге, это благоприятно сказывается на развитии компании.

Недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с программой. В небольших компаниях это можно сделать незамедлительно, в крупных организациях с филиалами это затруднительно, но на рынке есть и компании, которые готовы предложить установку и внедрение систем автоматизации, а также проведение презентаций и гайдов по работе с ними.

Кстати, компания "Вимм-Билль-Данн" после автоматизации процессов складского хозяйства смогла сократить количество возвратов продукции почти вдвое, увеличить количество обрабатываемых в день заказов на треть и повысить показатель точности работ с 77 до 99 процентов.

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизации. В этом случае, возникает необходимость использования различных систем для организации автоматической закупки. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиал в другой стране работает на 1С ERP, то для эффективного автоматизирования закупок необходимо провести доработки и наладить интеграцию между двумя системами. Конечно, можно использовать локальные базы данных, но данное решение имеет свои недостатки, такие как:

• Конфиденциальная информация рискует быть утеряна или скомпрометирована. Киберпреступления стали обыденностью, а защита самых известных баз данных ни в коем случае нельзя считать надежной.
• Руководитель не сможет быстро найти информацию о тендерах, сроках и результатах. Это достаточно существенный недостаток, так как оперативность в бизнесе играет важную роль.
• Коммуникация с поставщиками ведется посредством электронной почты и телефона, что не позволяет сохранить полную историю взаимоотношений с партнерами. Данная информация является важной как для анализа результатов сотрудничества, так и для решения конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимо каждый раз создавать новые документы и письма, отсутствует систематизированное хранилище шаблонов и типовых документов. Это отнимает много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.

Следовательно, использование локальных баз данных подходит только для начинающих предпринимателей. Это просто и удобно в использовании, однако при расширении бизнеса теряет свою актуальность. Вместо этого, все быстрорастущие компании применяют автоматизированные системы организации закупок, которые помогают решить все вышеперечисленные проблемы.

Внедрение автоматизированных систем способно существенно повлиять на бизнес-процессы компании, однако этот процесс состоит из нескольких этапов.

Вначале специалисты по внедрению должны изучить особенности бизнес-процессов в компании, чтобы грамотно спроектировать и разработать систему, а также учитывать программное обеспечение фирмы, чтобы избежать неполадок в работе системы. Специалисты по внедрению могут подобрать индивидуальное решение для каждой компании.

После установки системы, компания должна обучить сотрудников работе с новой системой закупок. Оптимальный вариант в первое время - запустить ее в тестовом режиме. Это поможет познакомиться с новшеством сотрудникам без спешки и убедиться в ее качестве работы для руководства. Если в компании несколько подразделений, то такую систему необходимо растиражировать на каждое из них.

Специализированные компании, которые помогают в внедрении систем, обладают отделами технической поддержки, где можно получить помощь в случае возникновения вопросов. Главное - выбрать правильного поставщика подобных услуг, чтобы убедиться в качестве их работы.

Фото: freepik.com