Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота

Возможности работы с документами и участия компании в электронных торгах существенно расширяются при наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП). С помощью ЭЦП возможно получить доступ к работе с крупнейшими электронными торговыми площадками и использовать ее в качестве важнейшего инструмента для эффективной оптимизации документооборота. Например, приобретая квалифицированную ЭЦП у ЗАО «Калуга Астрал», Вы можете использовать ее в своих целях, проверив пример продукции компании на сайте. Получение ЭЦП займет всего 30 минут, а соответствующий порядок отображен на сайте ЗАО «Калуга Астрал».

Широкий выбор тарифных планов по ЭЦП, с возможностью подключения дополнительных опций, может быть осуществлен с использованием преимуществ сертифицированных удостоверяющих центров. Неотъемлемый атрибут участия в электронных торгах и необходимое условие для организации электронного документооборота крупных предприятий, ЭЦП получает все более широкое распространение. Если Вы планируете сдавать отчетность в контролирующие органы в электронной форме, помните, что использование ЭЦП обязательно. Перед занятием получением ЭЦП, важно определить его цели и использование.

Виды ЭЦП

Существует три вида электронной цифровой подписи (ЭЦП), каждый из которых имеет свои особенности:

1. Простая электронная подпись подтверждает, что документ был отправлен конкретным лицом.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись устанавливает факт неизменности документа с момента его подписания.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), сочетает в себе характеристики первых двух видов, а также имеет то же юридическое значение, что и обычная подпись от руки. УКЭП используется для госзакупок, ответственных сделок и документов. Она защищена лучше, чем простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись, и оперирует двумя кодовыми ключами – открытым и закрытым –, которые работают только в паре. Ссылка на владельца подписи подтверждается сертификатом электронной цифровой подписи, который действителен в течение не более года.

Хотя уже существующие варианты электронной цифровой подписи сложно подделать, некоторые владельцы выбирают, чтобы их ЭЦП были застрахованы для дополнительного уровня защиты.

В электронных торгах немаловажную роль играет электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Она удостоверяет каждое предложение участника и подтверждает его серьезность в желании заключить государственный контракт по предлагаемой цене, согласно условиям аукционной документации.

ЭЦП также понадобится для заверения заявки на участие в электронном аукционе. Следует отметить, что ключи ЭЦП необходимы всем сотрудникам компании-участника аукциона, занимающимся регистрацией и непосредственным участием в торгах, а также для подписания госконтракта.

Получить ключ для использования ЭЦП можно только лично в удостоверяющем центре, который ее оформляет. Поэтому стоит заложить расходы на эту процедуру, если вы планируете участвовать в электронных торгах. Необходимость оперативного реагирования на действия конкурентов и успех в подаче самого низкого ценового предложения в данном случае крайне велика.

Электронный документооборот становится всё более популярным и охватывает все больше предприятий. Такой подход позволяет сократить расходы на оформление документов. Все документы, связанные с деятельностью предприятия, хранятся в едином хранилище, доступ к которому разрешен только конкретным группам сотрудников.

При необходимости подписания большого количества документов, как внутренних, так и внешних, рабочих процессов, применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) становится наиболее эффективным решением. ЭЦП позволяет не только сократить время на подписание каждого документа, переводя процесс в электронную форму, но и заверять целые папки, состоящие из множества файлов. Следовательно, применение ЭЦП является неотъемлемой частью процесса электронного документооборота.

Как получить ЭЦП?

Обращение в сертифицированный удостоверяющий центр и оформление заявки являются единственными нужными шагами для получения электронно-цифровой подписи (ЭЦП), если вы планируете использовать ее для электронных торгов или документооборота.

Для получения ЭЦП юридического лица необходимы следующие документы:

• копия паспорта заявителя (заверенная печатью компании);
• копия устава организации (заверенная организацией);
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет (заверенная печатью компании);
• копия приказа о назначении руководителя организации (заверенная организацией);
• документ, подтверждающий оплату услуг по получению ЭЦП.

Чтобы получить ЭЦП физическому лицу, достаточно подать заявку, приложив заверенную у нотариуса копию паспорта и документальное подтверждение оплаты.

Производство ЭЦП для электронных торгов или любых других целей занимает немного времени и производится сразу при вас. Автоматическая генерация кодов и запись их на носитель — все это осуществляется удостоверяющим центром. Следует отметить, что удостоверяющие центры гарантируют конфиденциальность данной информации, и она не будет скопирована и использована кем-либо, кроме вас. Процесс получения ЭЦП можно сравнить с получением ПИН-кода для банковской карты.

Где приобрести ЭЦП?

Для того чтобы получить электронно-цифровую подпись, нужно обратиться в специализированные удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую сертификацию. Обратите внимание, что выбранный Вами центр должен иметь возможность работать с органами и службами, которым Вы планируете предоставлять заверенную электронную подпись.

Один из таких удостоверяющих центров, «Калуга Астрал», имеет официальные представительства в Санкт-Петербурге, Москве и Калуге, а также аккредитацию в Минкомсвязи России. В работе используется сертифицированное оборудование и программное обеспечение, включая различные инновации компании.

В представительствах «Калуга Астрал» возможно приобрести ЭЦП для торгов на пяти федеральных площадках. С помощью заверенных подписей станет проще предоставлять отчетность в ФСС, ФНС, Росстат, ПФР и ФСТ, а также вести электронный документооборот. В случае возникновения затруднений при использовании электронной подписи, специалисты круглосуточной службы поддержки окажут необходимую помощь.

Фото: freepik.com